Evenement aanvragen

Wanneer moet je een aanvraag indienen?

Organiseer je een evenement in Wetteren? Dan moet je hiervoor een digitale aanvraag indienen via EagleBe.

Volgens het politiereglement zijn evenementen onderworpen aan een toelating van de burgemeester. Dankzij deze aanvraag zijn de gemeentelijke diensten en hulpdiensten tijdig op de hoogte van je activiteit. Zo kunnen zij indien nodig contact opnemen met de organisator, advies geven en eventuele veiligheidsmaatregelen of voorwaarden opleggen.

Aanvraagtermijnen

Hou rekening met volgende wettelijke aanvraagtermijnen:

• Algemene evenementen: dien je aanvraag minstens 42 dagen vooraf in
• Wielerwedstrijden: hiervoor geldt een verplichte aanvraagtermijn van 98 dagen 
• Evenementen tijdens septemberkermis in het centrum: aanvraag moeten uiterlijk 15 mei van het betrokken jaar worden ingediend

Hoe vraag je een evenement aan?

Alle aanvragen verlopen digitaal via EagleBe.

Stap 1

Klik onderaan op de knop 'Evenement aanvragen'. Je wordt automatisch doorgestuurd naar het online platform van EagleBe.

Stap 2

Maak een account aan of meld je aan met je bestaande account.

Stap 3

Start je aanvraag in EagleBe. Je gegevens worden automatisch opgeslagen zodat je je dossier later verder kan aanvullen of afwerken.

Stap 4

Is je aanvraag volledig ingevuld? Dien ze dan in.

Een dossierbeheerder neemt je aanvraag vervolgens in behandeling. Hou er rekening mee dat de verwerking enkele weken kan duren. Aanvragen waarbij het openbaar domein wordt ingenomen, worden ten vroegste één maand voor de startdatum geadviseerd. Hierdoor duurt de behandeling wat langer.

Stap 5

Je aanvraag wordt voor advies voorgelegd aan de betrokken gemeentelijke diensten en hulpdiensten. Zodra alle adviezen zijn ontvangen wordt het dossier besproken door de evenementencel en het lokaal bestuurd. Zij nemen een beslissing over je aanvraag.

Stap 6

Na goedkeuring ontvang je je vergunning digitaal via EagleBe.

Handige tips

Dien je aanvraag tijdig in

Een tijdige aanvraag geeft alle betrokken diensten voldoende tijd om je dossier zorgvuldig te behandelen en je evenement optimaal voor te bereiden.

Kies het juiste evenementtype

In EagleBe is aan elk type evenement een specifieke vragenlijst gekoppeld. Kies daarom steeds het evenementtype dat het best aansluit bij je activiteit.

Zorg voor een volledig dossier

Je kunt verschillende documenten rechtstreeks opladen in EagleBe, zoals:

• een gedetailleerd inrichtingsplan;
• attesten van tijdelijke constructies en installaties;
• affiches;
• andere relevante documenten.

Het aanvraagformulier is dynamisch en past zich aan op basis van je antwoorden. Afhankelijk van je evenement zullen meer of minder vragen verschijnen.

Volg je dossier online op

Na het indienen ontvang je een bevestigingsmail. Ontbreken er nog documenten of gegevens, dan krijg je hiervan een melding en kan je je dossier eenvoudig aanvullen.

Je kunt op elk moment de status van je aanvraag opvolgen via EagleBe. Zodra je aanvraag is goedgekeurd, kan je je vergunning(en) downloaden.

Bespaar tijd bij toekomstige aanvragen

Je basisgegevens blijven bewaard in het systeem. Organiseer je regelmatig een evenement? Dan kan je een eerder dossier kopiëren en aanpassen. Dat bespaart heel wat tijd.

Buurtbewoners informeren

Volgens het politiereglement ben je als organisator verplicht om de omwonenden in de directe omgeving minstens vijf dagen vooraf schriftelijk te informeren.

Dit gebeurt via een bewonersbrief met onder andere:

• de datum en uren van het evenement;
• contactgegevens van de organisator;
• eventuele tijdelijke verkeersmaatregelen;
• informatie over mogelijke geluidshinder.

Wanneer mag ik promotie maken voor mijn evenement?

Maak je evenement pas bekend aan het brede publiek nadat je een (principiële) goedkeuring of toelating hebt ontvangen via EagleBe of het gemeentebestuur.

Zo vermijd je misverstanden wanneer er nog voorwaarden worden opgelegd of wanneer je aanvraag niet wordt goedgekeurd.

UiT in Wetteren en W-Magazine

Vergeet je evenement ook niet in te geven op het gratis platform Uit In Vlaanderen. Geef dit zeker 10 weken voor de startdatum in. Zo kan je op een snelle manier reclame maken en verschijnt het ook in het gemeentelijk magazine.

Hulp nodig?

Is het de eerste keer dat je een evenement organiseert? Sandra van ons evenementenloket staat je graag bij en loodst je door de wereld van organiseren en vergunningen met een heleboel tips & tricks op maat. Een afspraak maak je telefonisch op 0471 55 88 84.

Opgelet: het Evenementenloket is gesloten wegens zomerverlof van 24 juli 2026 tot en met 16 augustus 2026. Tijdens deze periode zijn er geen afspraken mogelijk.