Naar inhoud

Coördinatie evenementen

Dienst Evenementen
De dienst Evenementen is het centrale aanspreekpunt voor alle organisatoren van evenementen. De evenementencoördinator is daarbij de eerste contactpersoon. 
Alle aanvragen worden gecentraliseerd op de dienst Evenementen. De dienst bezorgt ook de officiële toelating of eventuele opmerkingen, na beslissing van het college.

De verschillende gemeentelijke diensten moet je dus niet meer afzonderlijk aanspreken. Dit zorgt voor tijdswinst en voor een duidelijke communicatie met organisatoren.
Denk eraan: een geslaagd evenement begint met een tijdige aanvraag.

Wat is een evenement?
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis die openbaar maar ook voor een beperkt publiek kan zijn. Enkele voorbeelden: een straatfeest, schoolfeest, festival, sportwedstrijd, fiets-of wandeltocht, circussen, braderijen, beurzen, festivals, afsteken van vuurwerk, fuiven, zelfs op privéterrein…

Bij een evenement is er minstens één aspect van toepassing waarvoor de toestemming van het schepencollege vereist is. Ook kleinschalige activiteiten kunnen onder de noemer ‘evenement’ vallen.

Wie moet de aanvraag invullen?
Elke organisator van een activiteit, die onder bovenstaande definitie van evenement valt.

Wanneer moet je je aanvraag indienen?

  • Minimum 30 dagen op voorhand voor kleinschalige evenementen. Een evenement wordt kleinschalig beschouwd indien het aantal aanwezigen gelijktijdig niet meer bedraagt dan 400 personen en indien het evenement een beperkte impact vormt voor de buurt.
  • Minimum 60 dagen op voorhand voor middelgrote & grote evenementen.
  • Minimum 90 dagen voor wielerwedstrijden

De aanvraagformulieren vind je via de link onderaan deze pagina.

Hou er rekening mee, hoe later u dit formulier invult, hoe later u uw toestemming krijgt.
Wanneer u het formulier niet tijdig indient, het niet volledig invult of het voldoet niet aan de bovengenoemde criteria, is uw melding/aanvraag niet ontvankelijk, dit staat gelijk aan het niet indienen van een aanvraag.


Werkwijze
Je kan de formulieren op twee manieren indienen:
Digitaal invullen en mailen naar evenementen@wetteren.be.
Op papier invullen en terugsturen naar Dienst Evenementen, Markt 1 te Wetteren.

Wat kost het? 
De behandeling van uw aanvraag is gratis. 

Voor manifestaties die georganiseerd worden op het grondgebied van Wetteren kan materiaal (zoals tentoonstellingspanelen, vlaggen, vlaggenmasten, podia e.d.) geleend worden in het gemeentemagazijn. Erkende socio-culturele verenigingen maken gratis gebruik van de uitleendienst, mits betaling van een borgsom, minstens 10 dagen voor afhaling of levering materiaal. De betaling hiervoor kan enkel via in het gemeentelijk magazijn, Peperstraat 3, Wetteren en dient cash te gebeuren.
Praktische afspraken en technische informatie in verband met het lenen van materiaal vind je hier.

Voor sommige vergunningen moet er een belasting of een retributie betaald worden. Meer informatie kan je vinden in het boekje, 'Help, ik organiseer'.

Wil je promotie voeren voor je activiteit?
Voer je activiteit in via de UiTdatabank voor maximale publiciteit

Wij wensen je veel succes met je evenement!

Contactgegevens
Evenementencoördinator
Sandra Verkerken
Markt 1
9230 Wetteren 
Tel 09 369 00 50
evenementen@wetteren.be

Bereikbaar op maandag en donderdag na afspraak